Politique de confidentialité

Qui traite ces données ?

SODA TRACE est le système d’information interne de SODA France International (ci-après « SODA »), utilisé exclusivement par le personnel et les bénévoles en fonction au sein de l’organisation, pour la gestion des projets, des nominations et des circuits de validation internes. Cette politique s’applique à l’application web (trace.soda-international.org) et à l’application mobile SODA TRACE.

Aucune donnée sur les enfants ou les familles

SODA TRACE ne gère que des comptes-fonction : un compte est rattaché à un poste au sein de l’organisation (ex. « Représentant(e) pays »), jamais à un enfant, un parent ou un bénéficiaire d’un programme SODA. Aucune table, aucun écran de SODA TRACE ne traite de donnée relative à un élève, un enfant ou un parent.

Quelles données sont traitées

Pour chaque compte-fonction, SODA TRACE conserve :

• l’adresse email professionnelle rattachée à la fonction ;
• l’intitulé de la fonction et, à accès restreint (voir ci-dessous), le nom de la personne qui l’occupe actuellement ;
• le statut du compte (actif ou suspendu) et l’état de l’authentification à deux facteurs ;
• une image de signature, si la personne en a enregistré une pour valider des documents dans un circuit ;
• un journal d’actions horodaté (qui a créé, validé, rejeté ou délégué une étape d’un circuit, et quand) : conservé indéfiniment sans possibilité de modification ni de suppression, y compris par un administrateur, car il constitue le registre de redevabilité de l’organisation ;
• sur l’application mobile, un identifiant technique d’appareil (jeton de notification) utilisé uniquement pour acheminer les notifications de SODA TRACE.

SODA TRACE ne gère aucun moyen de paiement et ne traite aucune donnée financière personnelle (coordonnées bancaires, carte de paiement).

Qui peut voir quoi

L’accès est cloisonné par représentation pays et par rôle (contrôle d’accès appliqué au niveau de la base de données, pas seulement de l’interface). Le nom de la personne occupant une fonction n’est visible que par elle-même, par l’Administrateur du système, et par les rôles de direction du siège : les autres comptes ne voient que l’intitulé de la fonction et le rôle, jamais un nom propre. Toute action sensible (validation d’une étape, gestion d’un compte) exige une authentification à deux facteurs active au moment de l’action.

Vérification externe d’une signature

Un document validé dans SODA TRACE porte un lien de vérification à usage externe (destiné, par exemple, à un partenaire recevant le document). Cette page de vérification confirme uniquement qu’une validation a eu lieu (document, étape, date) : elle n’affiche jamais l’image de signature elle-même ni aucune autre donnée du compte-fonction concerné.

Hébergement et sous-traitants techniques

Les données sont hébergées et transmises par les prestataires suivants, pour les seuls besoins du fonctionnement de SODA TRACE :

• Supabase (base de données, authentification, stockage des fichiers) : serveurs situés dans l’Union européenne (Paris, France) ;
• Expo (service de relais des notifications push) : reçoit uniquement le jeton technique de l’appareil et le contenu strict de la notification, jamais d’autre donnée du compte ;
• notre hébergeur de messagerie, pour l’envoi des emails de notification liés à SODA TRACE (ex. une étape de circuit vous attend).

Aucune donnée n’est vendue, louée ou partagée à des fins commerciales ou publicitaires.

Cookies et traceurs

L’application web utilise uniquement un cookie technique de session, nécessaire au maintien de la connexion sécurisée. Aucun cookie publicitaire ni traceur de mesure d’audience tiers n’est utilisé.

Durée de conservation

Un compte-fonction est conservé tant que la fonction existe au sein de l’organisation : au départ d’une personne, le compte est suspendu puis réassigné à sa remplaçante ou son remplaçant, il n’est pas supprimé (la fonction, pas la personne, est l’unité gérée par le système). Le journal d’actions est conservé indéfiniment, pour garantir la traçabilité des décisions de l’organisation dans la durée.

Vos droits

Les comptes-fonction n’étant pas créés par auto-inscription mais provisionnés par l’Administrateur du système, toute demande d’accès, de rectification ou de suppression d’une donnée personnelle (notamment le nom associé à une fonction) s’adresse à l’Administrateur SI de votre organisation, ou à l’adresse de contact ci-dessous.